Call for Proposals: Questions and Answers

Welsh Version (click here)

Please see below an update of questions that have been asked about the call for proposals, along with the answers, in order to ensure that everyone has access to the same information. Thanks everyone who has been in touch.

The deadline is approaching - mid-day, Monday 21st July. Remember to send your application forms to wendy.macadie@ed.ac.uk. Good luck!

As a means of transparency any questions received in relation to the COBWEB Co-design Call for Proposals will be posted here.  This will ensure that all participants are privy to the same information.

Questions and answers:

  • •    Will we accept joint applications? 

Joint applications are encouraged, but there should be one lead organisation for each application.

  • •    Will we accept multiple applications from the same organisation? 

Yes!

  • •    Will we need to ensure that data collection continues after the end of the project period / funding? 

No, the funding will be for the purpose of furthering the aims of this specific research project, but we hope COBWEB will continue to be of use for collecting useful data after the proposed project ends.

  • •    Will we consider proposals which implicate data outwith our three pilot case study areas? 

Proposals should relate to environmental data, preferably within our three categories, but we are open to suggestions.

  • •    Can we discuss our ideas with the COBWEB team as we prepare our application? 

You're welcome to contact with questions, but COBWEB will have to ensure that staff who are part of the decision making panel do not discuss details of applications beforehand. Questions of general interest will be posted here

  • •    Will COBWEB consider proposals that have a significant hardware element to them (e.g. the purchase of a set of tablets), and, if so, would the hardware be owned by COBWEB or by the subcontracted organisation?

An emphasis on equipment might make a proposal very expensive, and likely not to be good value for money – unless it meets all COBWEB's criteria and provides lots of engagement and data. If we did approve a proposal with significant hardware costs, and awarded a contract including said costs, then the equipment would belong to the subcontracted organisation.

However, we will consider purchasing equipment required for a proposal if we think it would be useful for COBWEB to own it (e.g. for other partners/contractors in Wales, Germany and Greece to borrow). The equipment could then be lent out for the purposes of the proposed project, making a proposal represent better value for money. As COBWEB extends beyond the lifetime of these proposed projects, we may want to use the equipment again in the future, or use the same pool of devices for multiple activities.

We suggest that you submit the proposal, explaining in detail why particular equipment would be necessary. Please give specific costs, if possible, so we can discuss alternative options if necessary. 

  • •    Can the applicant be an individual (as opposed to a company, charity etc.)?

Because this is a subcontract, we would prefer to work with a business or organisation, however small. If you run your own business, your business can apply, or you could find an appropriate organisation to "front" your proposal.

  • •    How many co-design meetings are planned for the project?

We suggest planning for 2-3 meetings with us in addition to the kick-off meeting in Sept 2014. The number of meetings each project is expected to have with the COBWEB consortium, when, and with whom, will be discussed at the kickoff meeting. In addition, we may wish to discuss co-design meetings with you in the period in between your proposal being submitted and the 4th August (decision date).

  • •    What technical support will be available? Will this include tuition on using the app “out in the field”

Technical support would be similar to work so far with local organisations like Outward Bound, Dyfi Woodlands and Ysgol Bro Ddyfi, where COBWEB staff are on hand to provide assistance with the app(s) and mapping.

  • •    Can we include employment costs? If so, at what rates? Can we use a rate in our application that is higher then our workers are actually paid?

This is a tender for a piece of work, so you can include employment costs. It is your choice what rates you quote – and whether you charge the rate you actually pay or a higher rate that contributes to your overheads, for example.

  • •    Who will own the data once collected?

By default, COBWEB will own any data collected. COBWEB is committed to the principle of open data, and subject to privacy concerns etc., we aim to make data freely available and searchable – the intention is to publish it on the Dyfi Biosphere website.

  • •    Can we collect data outside the Dyfi Biosphere area?

There's no need for all the data you collect to come from inside the boundaries of the Dyfi Biosphere. However, we are looking for projects within, or close to, the area, which extends from Aberystwyth to Dinas Mawddwy and from Llanbrynmair to Aberdyfi.

  • •    How long can our proposed project go on for?

All activities should take place in between September 2014 (kick-off meeting), and September 2015 (final reporting deadline), but we don't expect constant activity during that time.

 

WELSH:

Gweler ynghlwm diweddariad o gwestiynau sydd wedi eu gofyn ynglŷn a'r alwad am geisiadau, ynghyd â'r atebion, er mwyn sicrhau bod yr un wybodaeth ar gael i bawb. Diolch i bawb sydd wedi cysylltu.

Mae'r dyddiad cau yn agosau - canol dydd, dydd Llun Gorffennaf 21ain - cofiwch bod ffurflenni cais i'w gyrru at wendy.macadie@ed.ac.uk. Pob lwc!

 

  • •    A fyddwn yn derbyn ceisiadau ar y cyd?

Anogir ceisiadau ar y cyd, ond dylai un sefydliad arwain pob cais.

  • •    A fyddwn yn derbyn mwy nag un cais gan yr un sefydliad?

Byddwn!

  • •    A fydd rhaid sicrhau bod y prosiect yn parhau ar ôl diwedd cyfnod y prosiect / cyllid?

Na fydd, bydd y cyllid at ddiben y prosiect ymchwil penodol hwn, ond gobeithiwn bydd systemau COBWEB yn parhau i fod o werth wrth gasglu data defnyddiol wedi diwedd y prosiect arfaethedig.

  • •    A fyddwn yn ystyried cynigion sy'n ymwneud â data y tu allan i 3 maes ein hastudiaethau achos?

Dylai cynigion ymwneud â data amgylcheddol, gorau oll o fewn ein tri chategori, ond rydym yn agored i awgrymiadau.

  • •    Allwn ni drafod ein syniadau gyda thîm COBWEB wrth baratoi ein cais?

Croeso i chi gysylltu gyda chwestiynau, ond bydd rhaid i COBWEB sicrhau nad yw staff sy'n rhan o wneud y penderfyniad yn trafod manylion eich cais o flaen llaw. Bydd cwestiynau sy'n berthnasol i bawb yn cael eu postio yma.

  • •    A fydd COBWEB yn ystyried cynigion sydd ag elfen caledwedd sylweddol iddynt (e.e. prynu set o dabledi), ac, os felly, ai COBWEB neu'r sawl sy'n cyflawni'r is-gontract fyddai'n berchen ar yr offer?

Gallai pwyslais ar offer olygu bod cynnig yn ddrud iawn, ac yn debygol o beidio â bod yn werth da am arian - oni bai ei fod yn bodloni'r holl feini prawf COBWEB ac yn darparu llawer o ymgysylltu a data. Pe baem yn cymeradwyo cynnig gyda chostau caledwedd sylweddol, ac yn cytuno i gontract oedd yn cynnwys y costau hynny, y sawl a is-gontractiwyd fyddai'n berchen ar yr offer.

Fodd bynnag, byddwn yn ystyried prynu'r offer sydd eu hangen ar gyfer cynnig, os ydym yn credu y byddai'n ddefnyddiol i COBWEB fod yn berchen arno (e.e. er mwyn i bartneriaid / contractwyr eraill yng Nghymru, yr Almaen a Gwlad Groeg cael ei fenthyg). O wneud hynny, gellid defnyddio'r offer ar fenthyg at ddibenion y prosiect arfaethedig, gan sicrhau bod y cynnig yn cynnig gwell gwerth am arian. Gan fod COBWEB yn ymestyn wedi diwedd y prosiectau arfaethedig hyn, efallai y byddwn am ddefnyddio'r offer eto yn y dyfodol, neu defnyddio'r un gronfa o ddyfeisiau ar gyfer nifer o weithgareddau.

Awgrymwn eich bod yn cyflwyno'r cynnig, gan esbonio'n fanwl pam y byddai offer penodol yn angenrheidiol. Rhowch gostau penodol, os yn bosibl, fel y gallwn drafod dewisiadau eraill os oes angen. 

  • •    All unigolyn (yn hytrach na chwmni, elusen ac ati) ymgeisio?

Gan mai is-gontract yw hwn, fyddai'n well gennym weithio gyda busnes neu fudiad, waeth pa mor fach. Os oes gennych eich busnes eich hun, gall y busnes ymgeisio, neu efallai gallech chi ddod o hyd i fudiad addas i fod yn “wyneb” i'ch cais

  • •    Sawl cyfarfod cyd-gynllunio sydd wedi eu cynllunio ar gyfer y prosiect?

Awgrymwn i chi gynllunio ar gyfer 2-3 cyfarfod yn ogystal â'r cyfarfod bwrw i'r byd ym mis Medi 2014. Yn y cyfarfod, byddem yn trafod sawl cyfarfod bydd angen i bob prosiect ei gael gyda chonsortiwm COBWEB, pryd, a gyda phwy. Yn ogystal, efallai byddem eisiau trafod cyfarfodydd cyd-gynllunio gyda chi yn y cyfnod rhwng cyflwyno eich cais, ac Awst 4ydd, sef y dyddiad penderfynu.

  • •    Pa gymorth technegol fydd ar gael? Bydd hyn yn cynnwys hyfforddiant ynghylch defnyddio'r ap “yn y maes”?

Bydd cymorth technegol yn debyg i waith a wnaed hyd yma gyda mudiadau lleol gan gynnwys Outward Bound, Coetiroedd Dyfi ac Ysgol Bro Ddyfi, ble mae gweithwyr COBWEB wrth law er mwyn rhoi cymorth gyda'r ap(s) a gwaith mapio.

  • •    Fedrwn ni gynnwys costau cyflogaeth? Os felly, ar ba gyfradd? Allwn ddefnyddio cyfradd uwch yn y cais nag y bydd y gweithwyr yn cael eu talu?

Tendr am ddarn o waith yw hwn, felly gall hyn gynnwys costau cyflogaeth. Eich dewis chi fyddai unrhyw gyfraddau - ac os fyddech chi'n codi'r gyfradd rydych yn ei dalu neu gyfradd uwch sy'n cyfrannu at eich costau cyffredinol, er enghraifft.

  • •    Pwy fydd yn berchen ar y data wedi iddo gael ei gasglu?

Yn ddiofyn, COBWEB fydd yn berchen ar unrhyw ddata a gesglir. Ond mae COBWEB wedi ymrwymo i egwyddor data agored, ac yn amodol ar sicrhau preifatrwydd ac ati, rydym yn anelu at sicrhau bod y data ar gael yn rhwydd mewn ffurf y gellid chwilio trwyddo – y bwriad yw ei gyhoeddi ar wefan Biosffer Dyfi.

  • •    Allwn ni gasglu data tu allan i ardal Biosffer Dyfi?

Does dim rhaid i'r holl ddata fod o fewn ffiniau Biosffer Dyfi, ond rydym yn chwilio am brosiectau fydd yn casglu data o fewn, neu heb fod ymhell, o'r ardal, sy'n ymestyn o Aberystwyth i Ddinas Mawddwy ac o Lanbrynmair i Aberdyfi.

  • •    Am faint gall ein prosiect arfaethedig barhau?

Dylai'r holl weithgareddau ddigwydd rhwng Medi 2014 (cyfarfod bwrw i'r byd) a Medi 2015 (dyddiad cau ar gyfer yr adroddiad), ond nid ydym yn disgwyn gweithgaredd cyson drwy'r flwyddyn ar ei hyd.